一人経理のリスクとその解決方法を紹介。経営者がチェックしておくべき必見のポイントを網羅。
リスクを回避した事例も合わせて紹介します。
目次
1.一人経理が抱えるリスクとは
こんにちは！株式会社Jパートナーです。名古屋で記帳代行・経理代行を行っております。
経理業務を一人で担当している方、または小さな企業の経営者の皆さま、経理の仕事における悩みや負担は大きくないですか？
この記事では、「一人経理の経営上のリスクとは？ 経営者が抑えておくべきポイント」に焦点を当て、そのリスクと対策について詳しく解説します。読み進めることで、一人経理のポジションにあるリスクを理解し、それらを如何に回避していくかの具体的な方法を学べます。
経理代行サービスを検討している企業の経営者や経理担当者は、ぜひ最後まで読んでみてください！
一人経理が抱えるリスクとは
①ミスや不正の発生 一人経理の場合、業務のダブルチェックが難しいため、ミスや不正が長期間にわたって発覚しない可能性があります。また、担当者が一人で業務を行うため、誤った取引や操作が隠蔽される可能性もあります。 また、経理業務には機密情報や金銭の取引情報が含まれることがあります。そのためセキュリティ対策が不十分な場合、情報漏洩や悪意あるアクセスのリスクが生じる可能性があります。
②新制度や法改正に対応しきれない 経理業務は、法人税法や会社法、金融商品取引法など様々な種類の法律知識を必要とします。総務や労務を兼任している場合は、社会保険などの労働法制度への理解も必要となります。一人経理は、法改正や新制度の施行にも1人で立ち向かわなければなりません。 対応が義務のものや猶予期間の短いものを優先しているうちに、手間や時間がかかるものが後回しになっている可能性は高いでしょう。
③担当者の不在、急な休職に対応できない 一人経理の最大のリスクは業務の属人化がおこりやすいことです。そのため、「担当者不在＝お金の流れを把握している人が誰もいない」という状況が生じます。担当者が席を外しているだけならいいのですが、急な体調不良などで突発的に休むこともあるでしょう。ケガや病気の状況によってはすぐに復帰できるとは限りません。 経理業務が回らなくなるとお金の流れが滞り、会社の運営は機能不全を起こします。不在が長引けば経営自体が立ちゆかなくなる可能性もあるのです。
④担当者引継ぎ時のマニュアルがない 一人経理の担当者が退職し、新たな人材に引き継ぐことになった場合にもリスクは生じます。一人経理は情報共有の機会がないため、マニュアルや引継ぎ書が作られていないことがほとんどです。 また、前任者の業務手順が一般的な方法だとは限りません。引継ぎが不十分なまま前任者が退職してしまった場合、経理業務がブラックボックス化してしまうおそれがあります。
2.一人経理のリスクを回避する3つの方法
このように、一人経理とは企業にとってもリスクが高く、メリットよりもデメリットが上回ります。 では、一人経理の会社がリスクを減らすためにはどのような対策をすればよいのでしょうか。
対策その1＊マニュアル作成 経理業務マニュアルを作成して情報共有することで、効果的なダブルチェックが可能になり、ミスや不正を見逃すというリスクを回避できます。 また、他部署の従業員でもマニュアルを見ながら業務を進めることができるため、担当者不在に対するリスクを減らすことも可能です。担当者にとっては、休暇取得や退職時の引継ぎもしやすくなるでしょう。 ただし、マニュアルを作成できるのが一人経理担当者のみのため、作成作業時間確保などの課題は残ります。
対策その2＊担当者を増やす 兼任業務が多すぎる場合は、経理担当者の増員もひとつの手段です。役割分担と情報共有を徹底し、双方向ダブルチェック体制を整えることができれば、バックオフィス業務全般におけるミスや不正の回避、業務効率アップにつながります。 しかし、当然その分の人件費が増えることは避けられません。パートタイマーや派遣社員など、非正規雇用も視野に入れて検討するとよいでしょう。
対策その3＊経理業務をアウトソーシングする 幅広い業務を扱う経理担当者ですが、特に決算対応や年末調整に関する業務が発生する時期が繁忙期だといわれています。一年の中でも時期に応じて業務量が異なるため、新たに経理担当を雇用したとしても人手が余ってしまう可能性があり新規雇用に二の足を踏んでしまうことでしょう。 このような場合、経理代行サービスを活用し経理業務の一部または全てを外部に委託することで、専門家による正確な経理処理が可能となり経費を削減することができます。
3.経理代行を活用して一人経理のリスクを回避した事例
では経理代行サービスを活用して一人経理のリスクを回避した事例をご紹介いたします。
・事例①
業務の効率化と顧客サービスの向上を目指して、新しい顧客管理システムを導入することにしました。しかし、そのシステムを導入するには大きな初期費用がかかることがわかり、IT導入補助金の利用を検討しました。申請書の作成や必要な書類の整備には時間と労力が必要でしたが申請の結果、私たちは補助金を受け取ることができました。これにより、システム導入のイニシャルコストを大幅に抑えることができました。そのおかげで、予算の範囲内でシステムを導入し、業務の効率化と顧客サービスの向上に成功しました。 補助金を活用することで、私たちは新しいシステムを導入する負担を軽減し、事業の成長に向けた一歩を踏み出すことができました。この経験から、私たちは補助金制度の重要性を再認識し、将来的な成長に向けてさらに活用していくことを決意しました。
・事例②
業務の効率化と顧客サービスの向上を目指して、クラウドベースの見積書と請求書システムを導入しました。これにより、従来の紙の見積書や請求書からデジタル化され、外出先でもアクセスできるようになりました。 この新しいシステムの導入により、外出先でも過去の請求情報や見積もりを瞬時にアクセスできるようになりました。これにより、お客様からの問い合わせにすぐに対応することが可能になりました。 以前は、顧客からの見積もりや請求に関する問い合わせに対応するためには、オフィスに戻ってから情報を確認する必要がありましたが、新しいシステムではそのような待ち時間がなくなりました。クラウド上のデータベースを利用して、お客様に迅速かつ正確な情報を提供することができるようになりました。 このシステムの導入により、顧客サービスの向上と業務効率化を実現し、よりスムーズな業務運営が可能になりました。そして、お客様とのコミュニケーションが円滑になり、信頼関係の構築にも役立ちました。
・事例③
従来の手作業による経理業務からデジタル化されたシステムへの移行を行いました。新しいシステムは自動化された請求書や売上データの処理をしてくれるので、従業員が経理業務に費やしていた時間を大幅に削減することができました。 結果として、従業員たちは以前よりも多くの時間を本業に充てることができるようになりました。この追加の時間を活用して、彼らは営業活動に集中し、新規顧客の獲得や既存顧客との関係構築に注力することができるようになりました。 経理業務の自動化により、従業員は煩雑な作業から解放され、より戦略的な業務に集中することができるようになり、売り上げに直結する営業活動によって企業の成長を促進し、業績の向上に貢献しました。 このようなシステムの導入により、業務の効率性が向上し、より競争力のある市場での存在感を高めることができました。
・事例④
従業員の入力ミスや試算表の誤りによる問題が多発していました。これにより、正確な経理処理や記帳が難しくなり、時には税務申告の際にも混乱が生じていました。 そこで、専門家に業務を代行してもらうことを決断しました。経理代行を頼んでからは正確な試算表を作成することができ、会計処理に関するミスを最小限に抑えることができました。 さらに、領収書や請求書などの重要な文書をデジタル化して保存するシステムを導入しました。これにより、改正電子帳簿保存法やインボイス制度にも適合することができました。従来の紙ベースの文書管理からデジタル化されたシステムへの移行により、文書の管理や保管が効率化され、法令遵守にも対応できる体制が整いました。 このような取り組みにより、入力ミスや記録の漏れなどの問題を解決し、顧客に正確かつ信頼性の高いサービスを提供することができるようになりました。また、法令や規制の変化にも迅速に対応できるようになり、業務の安定性と信頼性が向上しました。
・事例⑤
毎月の利益状況を把握するのに苦労し、経営の安定性や成長の見通しが立ちにくい状況でした。そこで、経理業務を代行してもらうことに決めました。 結果として、経営者は毎月の利益状況を簡単に把握することができるようになりました。そして、その情報を元に、経営戦略の立案や改善に取り組むことができるようになりました。 経理代行の導入により、経営の透明性が向上し、より合理的かつ効率的な経営が実現されました。私たちは経理業務に費やす時間を減らし、代わりにビジネスの成長や顧客サービスの向上に集中することができるようになりました。
・事例⑥
業務の拡大に伴い経理業務の負担が増加しました。しかし、新たに経理社員を雇い入れるとなると、給与や福利厚生などの費用がかさみ、コスト増加の懸念がありました。また、経理担当者の急な退職などのリスクも考慮しなければなりませんでした。 そこで、経理業務を外部の専門家に委託することを決断しました。外部委託により、新たな社員を雇うことなく経理業務を担当してもらえるだけでなく、定期的なサービス契約で費用を抑えることができました。さらに、外部委託先には複数の経験豊富な専門家がいるため、一人の担当者が退職した場合でもサービスが継続されるためのリスクも軽減されました。 結果として、会社は経理業務の効率化とコスト削減を実現しました。また、急な担当者の退職や休職などのリスクに対する安心感も得られ、業務の安定性が確保されました。これにより、より効率的に経営を行い、業績の向上につなげることができました。
・事例⑦
経理代行を活用することで毎月の支払い予定額を把握することにより、資金繰り対策を早めに行うことができるようになりました。 従来、支払いの予定や期日を管理するのに手間がかかり、支払いの見落としや期日の遅れがしばしば起こっていました。しかし、経理代行と会計ソフトウェアの導入により、支払い予定額や期日を一元管理し、自動的にアラートを受け取ることができるようになりました。 これにより、毎月の支払い予定額を的確に把握することができ、資金繰りに関するリスクを事前に把握することができるようになりました。支払い期日に遅れることがなくなり、取引先との信頼関係も向上しました。 また、支払い予定額を把握することで、必要な資金調達の計画を立てることができるようになりました。必要な時に必要なだけの資金を確保することで、事業の安定性や成長に向けた戦略をより効果的に展開することができました。
・事例⑧
以前は、全ての店舗の売上や経費が一括して管理されており、個々の店舗の利益や課題を特定するのが難しかった。しかし、新たに経理代行と導入された会計システムにより、各店舗の売上、経費、利益などのデータが個別に集計されるようになりました。 このシステムの導入により、各店舗ごとの利益状況をリアルタイムで把握することができるようになりました。その結果、各店舗の販売動向や収益性が明らかになり、課題や改善すべき点もより具体的に把握することができました。例えば、売上が低調な店舗や経費が高額な店舗など、特定の課題を抱えている店舗があることがわかりました。そのため、各店舗ごとに適切な施策を打ち出し、課題解決や業績改善に取り組むことができました。 このように、店舗ごとの利益を把握することで、チェーン店全体の経営戦略の立案や実行がより効果的に行われるようになりました。
・事例⑨
従来、売掛金の管理は手作業で行われ、顧客からの支払い状況や回収漏れの把握が難しい状況でした。しかし、経理代行を活用することで、売掛金の管理が効率化され、支払い状況や回収漏れを正確に把握することができるようになりました。 結果として、売掛金の回収漏れが減少しました。支払い期限の過ぎた売掛金や未回収の請求書が見逃されることがなくなり、顧客との間での未回収額の問題が解消されました。また、売掛金の管理が効率化されたことで、経営者や担当者の負担も軽減され、業務の効率性が向上しました。 このように、売掛金を正確に把握することができるようになったことで、売掛金の回収漏れを減少させるだけでなく、顧客との信頼関係を強化し、キャッシュフローの改善にも貢献しました。
4.まとめ
改めて、一人経理の業務内容は非常に多岐にわたり、責任のある仕事が多いため悩みを抱えている人も多くいます。そのため、会社全体の業務の正確性・生産性はもちろん、一人経理個人の負担を軽減するためにも、経理業務を外部に委託する経理代行サービスを活用するなどの方法もぜひ検討してみてください。
弊社でも経理代行サービスを行っております。ご興味を持っていただきましたら、ぜひこちら（https://keiri.nagoya/）よりご覧ください。
