皆様こんにちは！

日に日に寒さが感じられる季節となりました。

さて今回は、バックオフィス業務の課題などと、おすすめのバックオフィス業務効率化サービスを１０つ紹介します。

最後までご覧ください。

 

もくじ

 

 

• １．バックオフィス業務効率化サービスで解決できる課題

 

• ２．業務ツールの種類と目的

 

• ３．ツール紹介10選！

 

• ４．まとめ

 

 

 

 

 

１．バックオフィス業務効率化サービスで解決できる課題

 

中小企業がバックオフィス業務を効率化することで解決したい主な課題には以下が含まれます。

 

 

人手不足

 

バックオフォス業務の中には、請求書の発行や年末調整など、特定の時期に作業が集中する業務もあります。
しかし、期間が限られているため、それらの業務専門のスタッフは配置されないことがあります。
ただ、その場合、主業務と繁忙期が重なるとバックオフィス業務が主業務を圧迫し、結果として人手不足を引き起こしかねません。

 

 

 

業務の属人化

 

バックオフォス業務の中には、チームより担当者個人で完結する側面が大きい業務が珍しくありません。
また、直接利益をもたらさない業務が多く、人も減らされる傾向にあるため、業務の属人化が起こりやすい場合があります。
業務の属人化が発生すると、業務の流れや課題が不明瞭になる上に、特定の人に業務が集中してしまい、
急な離職や長期休暇が業務の停滞につながります。効率化サービスの導入により、業務の属人化を防ぎ、情報の共有化が進みます。

 

 

 

経費・人件費の抑制

 

経理や労務などの業務にかかる手間や時間がかさむと、人件費や外部委託費が増加します。
ツールを導入することで、作業の自動化や省力化が可能となり、経費削減につながります。

 

 

 

作業の抜け漏れ・ミスの防止

 

人手による手続きは、どうしてもミスや確認漏れが発生しがちです。
バックオフィス効率化サービスの多くには自動チェック機能が搭載されており、データの整合性やミスを自動で確認する機能があります。

 

 

 

法令対応とコンプライアンス

 

人事労務や経理は法令対応が求められる分野です。頻繁に改正される法令にも迅速に対応するため、
ツールを使った最新情報のアップデートや各種書類作成の自動化が役立ちます。

 

 

 

 

２．業務ツールの種類と目的

 

バックオフィス業務の効率化サービスは、解決したい課題や業務内容に応じて選ぶことが重要です。以下、代表的なサービスの種類を紹介します。

 

 

 

会計・経理ソフト

 

主に会計処理や請求書発行、経費精算などを効率化するサービスです。取引データの自動仕訳機能や、
領収書の読み取り機能を備えたツールが多く、経理担当者の作業を大幅に軽減します。

 

 

 

人事・労務管理システム

 

勤怠管理やシフト管理、給与計算、入退社手続きなど、人事労務を一元化するサービスです。
給与計算の自動化や電子契約による手続きの簡略化により、法令対応もスムーズに行えます。

 

 

 

契約管理・電子署名ツール

 

契約書の電子署名やデジタル管理を可能にするツールです。
紙での契約管理が不要になり、契約業務のスピードが向上するとともに、コンプライアンスの強化も図れます。

 

 

 

タスク・プロジェクト管理ツール

 

プロジェクトごとにタスクを割り振り、進捗を可視化するためのツールです。
バックオフィス業務でも、作業の抜け漏れを防ぎ、業務の進行状況をチーム全体で共有することができます。

 

 

 

コミュニケーションツール

 

部門間の連携や情報共有を円滑にするツールです。
特にリモートワーク環境ではリアルタイムなチャット機能やファイル共有が重宝され、バックオフィス業務においてもスピーディな対応が可能になります。

 

 

 

 

 

３．ツール紹介10選！

 

中小企業のバックオフィス業務（経理・総務・人事など）の効率化は、ビジネスの成長を支える鍵です。
ここでは、業務効率化を助ける最新のテクノロジーツールを10選ご紹介します。
それぞれの公式サイトもリンクしていますので、興味がある方は詳細をぜひ確認してください。

 

 

1. freee（フリー） – オールインワンのクラウド会計ソフト

 

公式サイト: https://www.freee.co.jp/

freeeは、会計・給与計算・労務管理を一元化したクラウド会計ソフトで、銀行口座やクレジットカードと自動連携し取引データを自動で仕訳してくれる機能があります。
中小企業のバックオフィス業務に欠かせない機能が充実しており、ペーパーレス化や法令対応もスムーズです。

主な特徴
自動仕訳機能：取引データを自動取得し、仕訳を自動で処理。
給与計算・労務管理の一元化：給与明細の発行やマイナンバー管理、年末調整も対応。
直感的インターフェース：会計初心者でも使いやすい。

 

 

2. マネーフォワードクラウド – 財務から給与計算までの一元管理

 

公式サイト: https://biz.moneyforward.com/

マネーフォワードクラウドは、財務・経理から労務管理までのバックオフィス業務を一元管理するクラウドサービス。
AIを活用した自動仕訳機能や領収書の読み取り機能が、経理業務の時間を大幅に削減します。

主な特徴
領収書の読み取り機能：スマートフォンで撮影して経費申請。
AI自動仕訳機能：適切な勘定科目を自動で選定。
多様な帳票作成：請求書や領収書の作成が容易。

 

 

3. ジョブカン – 労務管理を効率化する勤怠管理ツール

 

公式サイト: https://jobcan.ne.jp/

ジョブカンは、勤怠やシフト管理をクラウドで一元化するツールです。
スマホやPCからの打刻が可能で、テレワークや在宅勤務にも対応。勤怠データを自動集計し、給与計算にも役立ちます。

主な特徴
スマホ打刻：GPS付き打刻で、出勤・退勤記録が容易。
自動集計機能：残業時間や給与計算データの出力が簡単。
シフト管理機能：シフト作成から承認までオンライン対応。

 

 

4. クラウドサイン – 契約書の電子化と管理

 

公式サイト: https://www.cloudsign.jp/

クラウドサインは契約書を電子化し、契約業務を効率化するサービス。
電子署名により契約書の法的効力も担保され、契約の締結から管理までペーパーレスで行えます。

主な特徴
電子署名：法的効力のある電子契約をサポート。
ペーパーレス管理：契約書をデジタルデータとして保存・管理。
リアルタイムの進行状況確認：契約書の状態をすぐに確認可能。

 

 

5. Sansan – 名刺管理と顧客情報の一元化

 

公式サイト: https://jp.sansan.com/

Sansanは名刺情報をデジタル化し、顧客データベースとして活用できるツールです。
営業部門との情報共有も可能で、営業活動の効率化と顧客関係の強化に役立ちます。

主な特徴
名刺情報のデジタル化：スキャンした名刺を自動でデータ化。
顧客情報の一元管理：全社で顧客情報を共有・活用。
AIによる自動分類：業種や担当者情報を自動で分類。

 

6. SmartHR – 人事労務のペーパーレス化

 

公式サイト: https://smarthr.jp/

SmartHRは人事業務を効率化するツールで、雇用契約や年末調整、給与明細発行などがデジタル化されます。
従業員の入社手続きや社会保険関連の手続きもオンライン完結できるため、ペーパーレスかつコンプライアンスも強化されます。

主な特徴
入社・退社手続きのオンライン化：入社手続きも数クリックで完了。
年末調整の自動計算：必要データを入力するだけで計算が完了。
電子給与明細：従業員への給与明細配布が簡単に。

 

 

7. Backlog – プロジェクト管理とタスク管理の統合ツール

 

公式サイト: https://backlog.com/ja/

Backlogはプロジェクトとタスク管理を一元化し、チームの進捗を可視化できるツールです。
ガントチャートやコメント機能もあり、バックオフィス業務の進行状況管理にも便利です。

主な特徴
ガントチャート：プロジェクトの進捗状況を一目で確認。
課題ごとのコメント機能：タスクごとにチームメンバーがコメントを追加可能。
通知機能：重要なタスクを逃さず把握。

 

 

8. Google Workspace – コラボレーションと情報共有の最適化

 

公式サイト: https://workspace.google.com/intl/ja/

Google WorkspaceはGmailやGoogleドライブ、カレンダーなどが一つになったクラウドツールです。
リアルタイムでのドキュメント編集やファイル共有ができ、バックオフィス業務の効率化を強力にサポートします。

主な特徴
ドキュメントのリアルタイム編集：複数人での共同編集が可能。
クラウドでのファイル共有：どこからでもファイルアクセス可能。
チームカレンダー：全社のスケジュール管理が容易。

 

9. Slack – コミュニケーションの効率化

 

公式サイト: https://slack.com/intl/ja-jp/

Slackはメールに代わるコミュニケーションツールとして人気です。
リアルタイムなやり取りが可能で、チャンネルごとに話題を整理できるため、スピーディな対応が求められるバックオフィス業務にも役立ちます。

主な特徴
チャンネル機能：プロジェクトや部門ごとにチャットルームを作成可能。
ファイル共有：ドキュメントや画像の共有が簡単。
ボット機能：定型業務を自動化し、効率化。

 

10. Notion – ドキュメントとデータベースの一元管理

 

公式サイト: https://www.notion.so/ja-jp

Notionは、メモ、ドキュメント、タスク管理を一つのプラットフォームで統合できるツールです。
自由度が高く、使いやすいインターフェースが特徴で、バックオフィスの資料管理やプロジェクト管理に便利です。

主な特徴
ドラッグ＆ドロップでカスタマイズ：ページを自由に編集可能。
データベースやカレンダー：情報を体系的に管理。

 

 

バックオフィスツールの導入は、企業規模や業種に関わらず、業務の効率化に大きな影響を与えます。
ここでは、中小企業と大企業の事例を紹介していきます。

 

 

 

中小企業の導入事例

 

中小企業のリソースは大手企業に比べて限られており、最大の効果を得るためにバックオフィスツールを導入しているところもあります。
例えば、ある中小製造業では、全自動の会計ソフトウェアを導入することで、財務報告の時間を70%削減し、コスト管理の精度を向上させました。
また、人事管理システムを導入した別の企業では、従業員の勤怠情報が正確に管理され、給与計算のエラーが大幅に減少しました。

 

 

 

大手企業の導入事例

 

大手企業では、複数の部門や国際的な業務を統合するために高度なバックオフィスツールが必要です。
例として、大手小売業がグローバルに展開するためのサプライチェーン管理ツールを導入した事例があります。
このツールは、在庫管理から配送追跡までを一元化し、効率的な運営を支援しています。
また、国際法規に準拠したコンプライアンスツールも、グローバル市場での運営には欠かせません。

 

 

 

弊社で導入しております「マネーフォワードクラウド」ですが、経理～労務管理まで一括で行えるクラウドです。
しかも操作が容易ですので、初めてクラウドソフトを使用しましたが、簡単に操作をすることができました！

マネーフォワードはサポート体制も充実していますので、操作が分からない等の質問もすぐに対応していただけます。
マネーフォワードの詳細は、一度弊社までご相談ください。貴社に合ったマネーフォワードクラウドをご提案いたします。

 

 

 

４．まとめ

 

中小企業のバックオフィス業務を効率化するための最新ツールを10選ご紹介しました。
会計・労務・契約・勤怠管理・プロジェクト管理など、日常的なバックオフィス業務の多くは、クラウドツールの活用で簡素化できる時代です。
また、AIの導入やクラウドベースのツールの進化により、バックオフィス業務は効率化が進み、戦略的な意思決定ができるようになるでしょう。

今回取り上げたツールは、操作がシンプルで使いやすいものが多く、専門知識が少ない方でも導入しやすい点が特徴です。

また、これらのツールは多くがクラウドベースであり、リモートワークやテレワークが主流となる現代の働き方にも柔軟に対応しています。

 

 

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貴社のニーズに合ったツールを選定し、業務効率化を図るお手伝いをさせて頂いております。
経理に関することや源泉徴収税の控除を含む給与計算、各種代行業務のご提案などもさせていただいております。
気になる方は是非、お気軽にご連絡下さい。→名古屋記帳経理代行サポート

 

 

最後までご覧いただきありがとうございました。また次回お会いしましょう。