皆さまこんにちは！今回は「経理引継ぎ時のチェックポイント』についてお話していきます。
経理引き継ぎは企業の財務健全性に重要です。詳細な引継書やマニュアルを作成し、計画的なスケジュールで新担当者に業務を説明することで、スムーズな引き継ぎが実現します。
最後までお読みいただき参考にしてみてください。
目次
1.経理引き継ぎの重要性と流れ
経理部門は会社のお金を管理する役割があるため、引き継ぎをスムーズに行わないとミスや誤解が生じ会社の財務に問題が発生する可能性があります。
引き継ぎが適切に行われれば、業務が中断することなく円滑に運営を続けることができます。
引き継ぎの流れ:
①計画を立てる: 誰がどの部分を引き継ぐのかを決めて、スケジュールを立てます。
②現状を把握する: 現在の経理業務がどのように進行しているか、必要な書類や情報を確認します。
③情報を整理する: 引き継ぎに必要な書類や情報を整頓し、新しい担当者に渡します。
④教育とトレーニング: 新しい担当者に、業務の進め方やシステムの使い方を説明します。
⑤確認とフォローアップ: 引き継ぎ後に業務が正常に進行しているか確認し、問題があれば対応します。
2.引継書の作成と必要な資料
引き継ぎ書は、経理業務の詳細や必要な情報を記載したドキュメントです。これにより、新しい担当者が業務をスムーズに引き継げるようになります。
必要な資料:
①業務の概要: 経理業務の流れや目的について説明します。
②重要な書類の一覧: 財務諸表や契約書など、業務に必要な書類をリスト化します。
③取引先情報: 主要な取引先や関係者の連絡先情報を提供します。
④未処理の案件: 現在進行中の案件や、未処理の業務について説明します。
⑤システムとツールの情報: 使用しているソフトウェアやツールの使い方、ログイン情報などを記載します。
3.経理引き継ぎの期間とスケジュール
引き継ぎには計画から完了までに一定の期間が必要です。以下の目安を参考にしてスケジュールを立てましょう。
①準備期間: 引き継ぎの準備に1〜2週間程度かかります。計画を立て、必要な資料を整える時間です。
②実施期間: 実際の引き継ぎ作業に1〜3週間を見込みます。業務を新しい担当者に移す時間です。
③トレーニング期間: 新しい担当者に業務を説明し、トレーニングを行うために1〜2週間が必要です。
④確認・フォローアップ期間: 引き継ぎ後に問題がないか確認し、必要に応じて修正する期間として1〜2週間を見込みます。
4.経理業務のマニュアル作成のポイント
経理業務のマニュアルは、新しい担当者が業務を理解しやすくするためのガイドです。以下のポイントを押さえて作成しましょう。
①業務プロセスの説明: 各業務の手順や流れを詳しく説明します。具体的な手順や作業フローを図示するとわかりやすいです。
②問題解決の方法: よくあるトラブルや問題への対応方法を説明します。具体例を挙げるとより理解しやすくなります。
③規則とポリシー: 経理業務に関する社内ルールやポリシーを記載します。
④連絡先とサポート: トラブルが発生した場合の連絡先やサポート情報を提供します。
⑤定期的な更新: 業務やシステムが変更された場合には、マニュアルも更新する仕組みを作ります。
5.まとめ
経理部門の引き継ぎは、会社の財務的安定性と業務の継続性を確保するために不可欠です。引き継ぎの重要性を理解し、計画的な準備と実施を行うことでスムーズな引き継ぎが可能になります。
また、クラウド会計を使って誰でもどこからでも会計ソフトにアクセスできる状態を作っておくことが属人化を防ぎ、経理の引き継ぎをしやすくするポイントです。
引継書の作成や必要な資料の整理、期間とスケジュールの設定、マニュアルの作成においても注意を払い、詳細な情報提供とトレーニングを行いスムーズな引き継ぎを実現しましょう。
クラウド会計の導入についてはこちらの記事もぜひ参考にしてみてください。
【決定版】中小企業のクラウド会計導入マニュアル~①ツール選定方法~
株式会社Jパートナーでは、経理代行サービスはもちろんのこと、経理業務に係るトータルサポートを承っております。
貴社に訪問して経理業務の現状を確認させて頂きますので、お気軽にご相談ください。
詳しくは弊社ホームページをご覧ください。→名古屋経理代行サポートセンター
