経理代行にももちろんデメリットや注意することもあります。
そのうちのひとつが「機密情報の漏洩のリスクがゼロではない」という点です。
経理代行業者に経理代行を依頼する際には、社内の書類や証憑を郵送したり共有する必要があります。宛先を間違えてしまったりすると社内の機密情報が社外に漏れてしまうことになります。書類の郵送方法や共有方法は経理代行業者と話し合いをして、徹底的に管理をするようにしましょう。
また、社内の情報の漏洩を限りなくゼロにするためには、信頼できる経理代行業者を選定することが大事になってきます。
コストをあまりかけたくないという理由で値段だけで経理代行業者を選定したら、「セキュリティ対策を全く行っていない業者だった」という話も多く聞きます。
しかし、適切なセキュリティ対策を講じている経理代行業者を選ぶことで、このリスクは大幅に低減できます。具体的なリスクには、サイバー攻撃によるデータ漏洩や、内部関係者による不正アクセスなどがあります。

・経理代行のセキュリティにおける基本対策

経理代行業者が提供するサービスの中で、データの安全性を守るための基本的なセキュリティ対策には以下のものがあります。

・データ暗号化

データの保護は、まず暗号化技術の導入から始まります。暗号化は、データの送受信時に内容が第三者に見られないようにするための重要な手段です。特にクラウド上でのデータ管理を行う場合は、SSL/TLSのような暗号化プロトコルを利用して通信を保護することが求められます。

・アクセス制御

アクセス制御は、誰がデータにアクセスできるかを厳格に管理するための仕組みです。経理代行業者が利用するシステムでは、担当者ごとにアクセス権限を設定し、不必要なデータへのアクセスを制限することが重要です。また、二要素認証などの追加の認証手段を導入することで、セキュリティをさらに強化します。

・バックアップと災害対策

データの消失や破損に備えて、定期的なバックアップが不可欠です。バックアップは、物理的な災害やサイバー攻撃によるデータ損失を防ぐための基本的な対策です。また、災害発生時の業務継続計画（BCP）を策定し、迅速に業務を再開できる体制を整えることが求められます。

②. データ保護における重要な対策

経理代行サービスを利用する際はデータ保護対策がされているか、重要になってきます。

データ保護の対策はどのような種類があるか確認していきましょう。

・経理代行で取り扱われるデータの種類

経理代行業者は、企業の売上、経費、給与などの重要な財務情報を扱います。また、従業員の個人情報や顧客のデータも対象となることが多くあるため、データ保護が特に重要です。

・個人情報の安全を守るためのデータ暗号化

個人情報や財務データが第三者に流出した際のリスクを最小限に抑えるために、データ暗号化が不可欠です。SSL/TLSなどの暗号化技術を使用することで、外部からの不正アクセスによる情報漏洩の危険性が大幅に減少します。

・物理的なセキュリティ対策

データ保護は、デジタルセキュリティだけではなく、物理的なセキュリティ対策も含まれます。経理代行業者のデータセンターは、厳格なアクセス管理が行われており、セキュリティカメラやアクセス制限などの物理的対策も重要です。

・データの物理的な保護

経理代行業者が保管するデータの物理的なセキュリティも重要です。サーバールームのアクセス制限や監視カメラの設置により、不正な持ち出しやデータ破壊を防止します。
加えて、バックアップの定期的な実施や、データの暗号化もセキュリティを強化するための有効な手段です。こうした対策により、物理的な災害や内部・外部からの攻撃に対する耐性を高められるでしょう。

・バックアップ体制の確認

データのバックアップは、万が一のシステム障害や災害時にデータを確実に復元するために重要です。定期的なバックアップを行い、異なる場所に安全に保管することで、データ消失のリスクを最小限に抑えることができます。

③. プライバシー保護に関する重要なチェックポイント

経理代行サービスを利用するためには、いくつかのチェックポイントを押さえることが重要です。

ポイントを確認することで、セキュリティ面のリスクを最小限に抑えることが可能となります。

・アクセス権限の管理

プライバシー保護のためには、誰がどのデータにアクセスできるかを厳密に管理する必要があります。
経理代行業者は、従業員ごとにアクセス権限を設定し、不要なデータへのアクセスを制限しています。さらに、2段階認証などの認証システムを利用することで、不正アクセスのリスクを減らします。

・定期的なセキュリティ監査と対策の見直し

優れた経理代行業者は、内部および外部のセキュリティ監査を定期的に実施しています。
これにより、セキュリティ体制の脆弱性がないかを確認し、必要な対策を随時強化しています。

・法律と規制への準拠

データ保護において、GDPR（欧州一般データ保護規則）や日本の個人情報保護法（PIPA）など、
関連する法律や規制に準拠していることが非常に重要です。
これにより、企業のデータが法的に保護され、違法なデータ処理や漏洩のリスクを回避できます。

④. 経理代行業者を選ぶ際のセキュリティチェックリスト

経理代行業者を選ぶ際には、セキュリティ対策がとられているか、

以下のチェックポイントを確認してみましょう。

・認証と認可プロセスの確認

業者がどのような認証システムを採用しているか、従業員に対するアクセス権限の付与プロセスが明確かを確認することが重要です。

・ ISO ２７００１やSOC ２認証の有無

ISO 27001やSOC 2などの国際的なセキュリティ基準を満たしているか確認することで、信頼性が高まります。

・プライバシーポリシーと契約書の確認

プライバシーポリシーの透明性や、契約書におけるデータ保護対策が明確に記載されているかも重要です。

⑤．まとめ

いかがでしたでしょうか。

会社の大切な情報を守りながら、経理代行へ依頼するには、セキュリティ対策万全か確認していないと
後々、情報漏洩等、リスクが大きくなってしましますね！
セキュリティが万全な経理代行先を探しているとお考えでしたら、一度弊社にお問い合わせいただければと思います。

貴社の「困った！」ことを詳しくお聞きし、業務改善のご提案等をさせて頂いております。
社会保険料、源泉徴収税の控除を含む給与計算から、給与明細の発行、給与振込まで各種代行業務や、クラウド給与・勤怠ソフト導入のご提案などもさせていただいております。
気になる方は是非、お気軽にご連絡下さい。→名古屋記帳経理代行サポート

今回紹介したポイントを参考にし、安心してお任せできる経理代行を検討してみましょう。

また、次回お会いしましょう！

経理代行はほんとに安全？データ保護とプライバシーのセキュリティ対策のチェックポイント

目　　次

①．経理代行の安全性とは？