皆さまこんにちは！株式会社Jパートナーです。経理の世界では、特に決算期は忙しく、多くの課題が立ちはだかります。多くの企業がこの時期に悩みを抱え、より効率的に業務を進める方法を模索しています。
本記事では、決算業務を効率的に進めるコツと成功事例を紹介。業務の理解からスムーズに進めるポイントまで、決算業務の負担を減らす方法を解説します。
経理代行サービスを検討中の企業の皆様にとって、特に有益な情報が満載です。ぜひ、最後までご覧ください。
目次
1.決算業務とは？
決算業務とは？ 決算とは、企業の年間収益と費用を計算した数字を決算書の書類にまとめるまでの一連の工程のことを言います。
決算を行うことで、企業の資金や負債を洗い出し、経営活動や財政状況を把握することができます。また、会社法により、全ての株式会社には決算書の作成が義務付けられています。
さらに、法人税法でも「事業年度終了日の翌日から2ヵ月以内」に税金を申告・納付することが義務付けられています。期末の翌日から2ヵ月以内に決算を行い、税金を計算・納付までを行う必要がある（上場企業をを除く）ことも覚えていてください。
経理の仕事には「日次業務」、「月次業務」、「年次業務」の3つのサイクルがあり、決算業務はそのうちの「年次業務」にあたり、経理担当者にとっては1年間の取引の総まとめとなる大仕事といえるでしょう。
2.決算時に経理が大変な理由
決算時に経理が大変な理由はいくつかあります
①複雑な取引の処理: 決算時には、多くの取引が一気に処理されます。これには、売上や支出、資産の取得や売却などが含まれます。これらを正確に帳簿に記録する必要があります。
②会計基準への準拠: 企業は特定のルールに従って財務諸表を作成する必要があります。これらのルールは多少複雑で決算時には、経理部門はこれらの基準に準拠するために、会計方針の適切な適用や必要な調整を行う必要があります。これには、会社の取引や業務に関する情報を正確かつ明確に示し、外部の利害関係者に信頼性の高い財務情報を提供することが含まれます。
③ 調整と補正: 時々、前の期間に関連する取引の調整が必要になります。これには、評価損失の計上や、債務の再評価などが含まれます。
④監査の準備: 外部の監査人が財務諸表を確認します。経理部門は、監査人が求める情報を提供し、監査をスムーズに進める必要があります。
⑤期末の締め切り: 決算時には、財務諸表を提出する期限があります。経理部門は期限までに作業を終わらせなければなりません。 これらの要素がすべて一度に重なると、経理部門は多忙になり、締め切りに追われることになります。 決算時には、日常業務や月次業務のほかにたくさんの業務を行わなければなりません。 このように日々の業務に加えて数多くの追加業務が発生するため決算時には経理の負担が増えるのです。
3.決算業務をスムーズにすすめるポイント
決算業務をスムーズに進めるポイント では、そんな大変な決算業務をスムーズに進めるためには以下のポイントに気を配りましょう。
＊日頃から請求書データや領収書等の会計資料の整理をしておく 決算業務をスムースに行うためには、日頃から取引先名や取引年月日、金額などの請求書データや領収書等の会計資料の整理を徹底しましょう。決算業務を行うことができる期間は、わずか2か月しかありません。多くの企業は決算業務の期間内に、決算書をはじめとする多くの書類を作成する必要があります。 そのため、そこから請求書データや領収書等の会計資料の整理を始めていては、決算に間に合わなくなる恐れがあります。経理担当者は、日々の業務で取り扱う請求書データや領収書等の会計資料をすぐに検索できるよう、事前に整理しておくことが大切です。
＊できる限り前倒しで決算準備を進めておく できる限り前倒しで決算準備を進めておくことも、決算業務をスムースに行うコツです。決算業務に慣れていない人や、決算の知識が不足している人が作業を行う場合は特に、極力前倒しで準備を進めておきましょう。無理なスケジュールを立てると、経理担当者の業務負担が増し、ミスを招きかねません。そうならないためにも、計画的に準備を進めることが大切です。
4.決算でも経理が忙しくならない会社の事例
では、決算でも経理が忙しくならない会社の事例をご紹介いたします。
・事例①
経理業務のデータを日頃から整理しておくことで決算時に必要な情報を検索しやすくなりました。データ探しに時間を取られると全体の進行が止まってしまうだけでなく、担当者のモチベーション低下も招くおそれがあるので日頃から保存場所やファイルの管理をすることで決算に必要な情報を検索しやすいようになりました。
・事例②
月ごとの帳簿をまとめて正確な月次決算を行うことで、年次決算の際に業務を大幅に軽減できました。月次決算を行っていれば、年次決算の前に様々な予測がたてられるため、そこから得た情報を節税対策や予算修正、資金計画に活かすこともできました。
・事例③
提出する書類や納税の期限から逆算して作業をすることで、決算業務を効率化することができました。提出前に何かしら問題が発生する可能性も考慮し、予備日を含めたスケジュールを立てることで余裕をもって業務を進めることができるようになりました。
・事例④
会計システムを活用することで計算や記帳・書類作成にかかる手間を減らすことができました。ミスをしやすい細かな作業も正確かつスピーディーに進められるため、一分一秒でも惜しい決算時期にかかる負担を軽減できました。
・事例⑤
日々の業務や決算に関する業務フローを見直すことで全体の流れを把握し、業務を可視化することができ無駄を省くことができました。
・事例⑥
面倒な作業の一部をアウトソーシングすることによって経理の負担を減らすことができました。
5.まとめ
決算業務は１年の経理業務の中でも特に負担が大きいですが、適切な準備と効率的なプロセス管理によって、スムーズに進めることが可能です。本記事で紹介したポイントを活用し、ストレスの少ない決算期を迎えるための準備を始めましょう。
株式会社Jパートナーでは、経理代行サービスだけでなく、給与計算や年末調整などの関連業務を含む給与計算業務のトータルサポートを提供しています。貴社を訪問し、経理業務をサポートすることで、時間に追われることなく安心して業務を進められます。
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