経理のデジタル化を進めるコツと具体的な方法を解説！

 

皆さまこんにちは！今回は「経理のデジタル化」についてのお話です。

現在、DX（Digital Transformation）が注目を集めています。競合との差別化を図るためには不可欠な取り組みとして、多くの業務でデジタル化が進められ、様々な業界、業務のDXをサポートするサービスも数多く提供されています。 しかし、中小企業の経営者からは「時期尚早」「何をすればいいのかわからない」という声も少なくありません。特にバックオフィス部門は非生産部門のため、業務改善が目的だとしてもシステム導入などの投資意欲が薄く、対応を後回しにしがちではないでしょうか。

「経理のデジタル化」は、現代のビジネス環境において避けて通れない重要な課題です。

この記事では、経理業務のデジタル化を進めるための具体的な方法とそのコツを解説します。

 

 

 

１. デジタル化の必要性とメリット

 

デジタル化の背景と必要性

DXを日本語で言うと、「デジタル技術による変革」です。最新のデジタル技術を活用して、製品やサービス、ビジネスモデルを変革させること、またはビジネスプロセスを変革させ、変化に対応できる組織、環境、人材へ変革させることを言います。

 

DXの目的は「競争上の優位性を確立すること」にあります。そのため、「バックオフィス業務よりも営業などフロントオフィス業務こそDXが必要では？」と考えられやすいのですが、実はそうではありません。

日本では、顧客と直接顔をあわせることのないバックオフィス部門は、直接利益を生み出さないため「企業を支える下支え部門」という意識が定着しています。しかし、企業の生産性を上げるためには、バックオフィス業務がしっかりフロントオフィス業務をサポートする体制が欠かせません。海外では「ビジネスの成果に貢献する付加価値部門」と言われるほど、本来は重要なポジションなのです。

 

人事労務や経理、総務、法務といったバックオフィス業務にITツールを導入することで、業務効率化やコスト削減、働き方改革などが実現し、浮いたリソースを生産性向上のための支援に充てることが可能になり、結果として「競争上の優位性」につなげることができます。 DXは、ビジネスのスピードを向上させるための重要なステップです。特に経理部門では、手作業の処理が多く、ミスや遅延が発生しやすいです。デジタル化により、これらの課題を解決することができます。

 

経理業務にDXを推進すると、次のような経営メリットも期待できます。

 

コスト削減効果

デジタル化により、今まで紙で管理していたものをペーパーレス化できれば、紙の印刷代や郵送費、保管スペースなどの金銭的コストも削減できます。また、経理DXが実現すると、「ベテランの経理担当者が判断して入力していた仕訳を、AIが学習して自動登録する」といったことが可能になります。テクノロジーが業務をサポートすることで、誰でも同じ結果を出せるようになるため、作業効率が上がり人件費の削減にも繋がります。

 

業務効率の向上

デジタルツールを活用することで、データ入力や計算が自動化され、時間短縮が図れます。これにより、経理担当者はより付加価値の高い業務に集中することができます。

 

エラーの減少と精度の向上

手作業による入力ミスや計算ミスが減り、データの精度が向上します。また、データの一元管理により、情報の整合性も確保できます。

 

 

 

 

 

２.経理をデジタル化する方法

 

 

 

1⃣デジタル化の基本ステップ

 

ここからは、実際に経理のデジタル化を進めたいと考えている企業に向けて、デジタル化を進めるステップを紹介します。大まかな流れを把握して、スムーズなデジタル化を目指していきましょう。

 

 

  • 目標設定と現状分析

まず、デジタル化の目標を明確に設定します。一口にデジタル化と言っても、企業が抱える課題によって必要な対策は異なります。今企業が抱えている問題を洗い出すことで、デジタル化して実現したいことを明らかにします。

最終的にはすべての工程をデジタル化することを目指したいものの、一気に導入すると混乱が生じやすいうえに、導入コストもかかります。まずは最優先事項を把握して、順を追ってデジタル化を進めていきましょう。

 

 

 

  • デジタル化計画の策定

次に、デジタル化の計画を策定します。現在、企業向けにさまざまなツールが提供されていますが、何を実現したいのかによって必要なツールは変わってきます。たとえば、請求書の管理が課題なのであれば「請求管理システム」が必要ですし、会計処理が課題なのであれば「会計ソフト」が必要です。

 

また、デジタル化のためにツールを導入することで、どれくらいの効果があるのかについてもよく検討しておきたいポイントです。ツールによって、搭載している機能はまったく異なります。請求管理ツールひとつ見ても、請求書の作成から発送、消込まですべての工程を自動化できるものもあれば、請求書の発行とメールでの送信だけに対応しているものもあります。

 

それぞれの機能をしっかりと確認して自社の業務との親和性を確認し、どれくらいの業務が削減できるのか、導入コストと効果は見合っているかなど、しっかり検討し、関係者全員が共有できるようにします。

 

  • 社内体制の整備と教育

デジタル化を成功させるためには、社内体制の整備と教育が重要です。新しいツールの使用方法やデジタル化のメリットを社員に理解してもらうための研修を行います。

 

 

 

 2⃣具体的なデジタルツールの導入方法

 

会計ソフトウェアの選定と導入

会計ソフトウェアの選定は、経理業務のデジタル化の第一歩です。市場には多くの会計ソフトがあるため、自社のニーズに合ったものを選びます。導入後は、ソフトの設定やカスタマイズを行い、実際の業務に組み込みます。

 

クラウドサービスの活用

クラウドサービスを活用することで、データの共有やアクセスが容易になります。これにより、在宅勤務や出張先でもスムーズに業務を行うことができます。

 

電子帳簿保存法への対応

日本では、電子帳簿保存法に基づき、電子データの保存が認められています。この法律に対応したシステムを導入することで、法的な要件を満たしつつ、効率的なデータ管理が可能です。

 

 

 

 

 

 3⃣ペーパーレス化の進め方

 

 

書類のデジタル化と管理

紙の書類をスキャンしてデジタルデータとして保存します。デジタルデータはクラウド上で管理し、必要に応じて検索やアクセスができるようにします。

 

電子署名と電子印鑑の活用

契約書や請求書に電子署名や電子印鑑を使用することで、ペーパーレス化を進めることができます。これにより、書類の印刷や郵送の手間が省けます。

 

デジタル化に伴う法的要件の確認

デジタル化に伴い、法的な要件を確認することが重要です。電子帳簿保存法や個人情報保護法など、関連する法律を遵守する必要があります。

 

 

 

4⃣セキュリティ対策

 

データ保護とバックアップ

デジタルデータは適切に保護し、定期的にバックアップを行います。これにより、データの紛失や破損に備えることができます。

 

サイバーセキュリティの強化

経理データは機密情報が多いため、サイバーセキュリティの強化が必要です。ファイアウォールやウイルス対策ソフトの導入、社員へのセキュリティ教育を行います。

 

内部統制と監査

内部統制を強化し、定期的な監査を行うことで、不正行為やミスを防止します。デジタルツールを活用した監査システムの導入も効果的です。

 

ソフトの選定からセキュリティの強化など、一度に多くの事が同時進行となります。これはちょっと厳しいなぁ。と感じる方も少なくないと思います。 DX化を自社で行う、業務を委託するポイントをお伝えします。

 

 

 

３.自社で行う・外部に委託するそれぞれのポイント

 

経理DXを成功させるポイント

 

経理部門のデジタル変革を推進するにあたっては、ただ単にツールを導入すればいいという訳ではありません。では、どのような点に注意して進めるべきでしょうか？ここでは、自社で行う・外部に委託するそれぞれのポイントについて説明します。経理代行サービス会社を選ぶ際に、どういう点をチェックすべきか、また依頼する前に整理しておくべきことを紹介します。

 

 

はじめに、自社で行うポイントです。

 

 

 

  • ①． 目指す業務プロセスの定義

 

  • 目指す業務プロセスを描いて、それに見合うツールを選ぶことが重要です。付加価値を生み出す作業とそうでない作業を整理し、付加価値を生み出さない作業は極力デジタル技術の活用によって自動化・効率化することを目指しましょう。そのためには、ツールに合わせて業務を標準化し、例外対応を極力減らす努力も必要になるでしょう。

 

 

  • ②．ステークホルダーとの連携（関連部署・取引先など）

 

  • 経理業務のDXを推進するには、他部署や取引先の協力が欠かせません。経費をデータ登録してもらう場合には、登録者のニーズを踏まえた仕様にしておかなければ対応してもらえません。また、これまで紙で請求書を送付していた販売先にプラットフォームで請求書を送るような場合には、先方にも同様のプラットフォームを導入してもらう必要が出てくるでしょう。
  • このように、関連部署や取引先の協力なしでは経理業務のDX化は難しく、対応する意図やメリットを理解してもらう努力が必要不可欠です。取引先の事情で、例外的な対応を残さざるを得ない場合は、手作業による例外対応を残すのか、デジタル技術を用いて効率化を目指すのか、投資対効果を踏まえて検討してください。

 

 

  • ③．属人化を防ぐ工夫

 

  • デジタルツールを導入しても作業が属人化してしまうようでは、スピード感と透明性の高い経理業務は実現できません。ITリテラシーが高くない人でも操作できるような仕様にすること、事前にマニュアルを整備して作業内容を可視化すること、例外を作らないことなどを徹底し、特定の人物でないとできない作業をつくらない工夫が必要です。

 

 

 

  • ④．システムグランドデザインに沿った導入ツールの決定

 

  • 全社的なシステムグランドデザインを踏まえたツールを選定することも重要です。経理領域だけ、特定の作業の効率化のみを考えたツール選定を行うと、他システムと機能が重複することによる不必要なコストの発生や、他システムとのデータ連携ができず、データの抽出・登録といった手作業が発生するおそれもあります。システム部門とも連携しながら、投資対効果が最適なツール選定を行いましょう。

 

 

  • ⑤．セキュリティ対策とガバナンスへの対応

 

  • データの重要度が増すにつれて、サイバー攻撃や内部人材による情報漏えいのリスクは近年より一層高まっています。特に経理部門においては、金融機関のパスワードや詳細なキャッシュフローなどセンシティブな情報が厳密に守られている必要があります。安全性の高いツールを選定するのはもちろんのこと、社員の意識改革も必要になるでしょう。また、これまで述べてきた通り、ガバナンスの向上は企業価値を高める上で欠かせない要素であり、不正や改ざんを抑止する機能の設置や、研修などで社員への注意喚起を促すことも重要になります。

 

 

 

 

 

次に外部に委託するポイントについて説明します。

 

 

 

 

  • ・依頼したい業務に対応しているか

 

  • 昨今、さまざまな経理代行サービスがあります。たとえば、売上の入金管理は代行できるが請求書作成から発送までは代行できないなど、経理代行会社の方針によって提供されるサービスはさまざまです。
  • また、代行業務にあたって、会計ソフトや給与計算ソフトなどはその会社があらかじめ指定するソフトでなければ対応ができないといった場合もあります。
  • 代行を依頼してから自社と経理代行業者の間で次のようなミスマッチが起こらないように、自社が依頼したい業務や方針などを事前に整理することが重要です。

 

 

  • ・自社が依頼したいサービスが、その会社では提供されていない

 

  • 会計ソフトなどの業務システムを変える必要があることを知らなかった 利用を検討している業者には事前に問い合わせをして、自社の要件に合致しているか確認すると安心です。

 

 

  • ・サポート体制が整っているか

 

  • 経理代行業者のうち全国対応ができるような会社では、定期的な訪問はなく、メールやチャット、もしくは電話などでのサポートが基本となります。また、近年ではチャットなどオンライン上の対応でのみサポートする会社も増えています。
  • サービス利用開始後にどのような形でサポートを受けられるかは、事前に問い合わせをして確認しましょう。

 

 

  • ・コミュニケーションがスムーズか

 

  • 経理代行サービスには、経費支払い業務の代行や、給与振込データの提供など期限や機密情報を扱う仕事が含まれます。
  • そのため、振込時などトラブルがあった際に、すぐに相談できる体制が整っているかどうかが重要です。サービス導入後のサポート体制や、問い合わせに対するレスポンスの速さなども事前に確認しておきましょう。

 

 

 

 

４.クラウド導入支援の内容

 

ここでは実際にクラウドを導入支援について説明していきます。

 

 

 

  • ①ヒアリング

 

  • 貴社の経理体制をヒアリングさせていただきます。
  • そのうえで現状の経理体制を構造化し、可視化します。
  • 煩雑になってしまった経理体制を棚卸しして、改善するための準備をサポートします。
  • ヒアリングシートを用いて徹底的に現状業務を棚卸して現状の経理体制を見える化していきます。

 

 

 

  • ②理想の経理フロー構築

 

  • ヒアリングさせていただいた内容をもとに、理想の経理フローを設計していきます。
  • 業務フロー改善から、クラウドツール導入までの流れを説明いたします。
  • 貴社にあったクラウドツールを探してDX化へ進みます。

 

 

  • ③クラウドツールの導入・落とし込み

 

 

  • クラウドツールを導入し、現場のフローになじむまで落とし込みを行います。
  • 導入するだけではなく、現場の方が使いこなせるようにサポートを行います。
  • 必要に応じてマニュアルを作成し、どなたでもクラウドツールの活用ができるような体制を構築します。
  • 社員が抵抗なく使用できるよう、適切なサポートが必要です。デジタル化のメリットを理解・活用していただきます。

 

 

以上が導入支援の内容になります。

 

 

 

弊社でもクラウド会計ソフトをご提案させて頂いております。どのソフトがいいかお悩みでしたら一度弊社にお問い合わせください。名古屋経理代行サポートセンター 

 

 

 

 

 

 

５.まとめ

 

以上が経理のデジタル化についてお話ししました。

 

 

経理のデジタル化は、現代のビジネス環境において避けて通れない重要な課題です。この記事では、経理業務のデジタル化を進めるための具体的な方法とそのコツを解説しました。

たくさんの事を一度に行わなければならず、大変ですね。。。

 

 

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それでは次回のブログでお会いしましょう！！