こんにちは！梅雨のせいかジメジメしていますね。。ちょっと憂鬱になるときもありますが、
こんな時こそ冷たい飲み物でスッキリ！したいですね。
今回は経費精算Q＆Aの最終回、「精算の締切が過ぎたら、もう出せない！？」をお送りいたします。
最後までどうぞご覧ください。
目 次
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①．そもそも、なぜ「締切」があるの？
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②．締切を過ぎてしまったらどうなる？
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③．経理担当が見ている「遅延申請」のポイント！
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④．遅れてしまった時の対処法
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⑤．再発防止のコツ
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⑥． まとめ
Q：出張精算を忘れていて、気づいたら締切が過ぎてました…。
もう申請できないんでしょうか？
A：会社のルール次第ですが、「申請できないこともある」が正解です。
ただし、理由が明確で、証憑（レシートや領収書）が揃っていれば、例外的に認められることもあります。
①．そもそも、なぜ「締切」があるの？
経費精算に締切があるのは、経理の“都合”だけではありません。実は、会社の会計全体に関わる重要な理由があるのです。
理由１．月次決算の正確性
経費がどの月に属するか不明確になると、会計処理が乱れてしまいます。
理由２．資金繰りの管理
支出予定額を管理するうえで、タイムリーな申請が必要です。
理由３．予算管理と整合性
どの期の予算に紐づくかを判定するためにも申請時期が重要です。
理由４．内部統制
曖昧な申請を防ぐためにも締切を設けている企業が大半です。
実務上、以下のような締切設定が一般的です。
- ・月次締切：当月分は翌月５営業日以内など
- ・四半期／年度締切：半期末や決算期末にまとめて期限設定
- ・締切後の例外対応：上長承認＋経理判断で認めるケースあり
②．締切を過ぎてしまったらどうなる？
少し過ぎただけ（数日〜１週間程度）
- ・対応可能な場合が多い
- ・証憑が揃っていて理由が明確なら、柔軟に対応してもらえることも
大きく遅れた（1か月以上／年度またぎ）
- ・処理が難しくなるケースあります。
- ・決算確定後の申請は計上できないことも・・・
- ・社内では「支払いだけ実施して、会計上は処理しない」ケースも
③．経理担当が見ている「遅延申請」のポイント！
チェック１．遅れた理由
「うっかりしてました」より、きちんと説明がある方が通りやすいです。
チェック２．証明書類の有無
精算時にはレシートや領収書があるかどうかは重要です。
チェック３．常習かどうか
毎回遅れての提出は信用性がなくなってしまいます。
チェック４．支払方法
立替ての支払か、会社カードでの支払いかで、処理フローが変わってきます。
④．遅れてしまった時の対処法
１．まず上長に報告・相談する
上司への報告と相談することで、スムーズに進むこともあります。
２．経理部門に確認する
経理の担当者にお話しすることも重要です。その際に必要な書類等を聞くことができます。
３．申請内容・理由を整理し、資料をそろえる
申請に必要なレシートや領収書に漏れがないか、申請内容を確認しておくことも重要です。
４．必要に応じて例外申請書を提出
会社より指示があった際には提出しましょう。
⑤．再発防止のコツ
- ・スマホのカレンダーに申請リマインダーを設定
- ・レシートはもらったらすぐ撮影 or 経費アプリで記録
- ・月末にチーム内で「経費出しましたか？」とリマインドし合う文化をつくる
⑥． まとめ
今回は経費精算Q＆Aの最終回経費の締切についてでしたが、いかがでしたでしょうか。
締切を忘れないように工夫していくことも大切ですね。
経費精算の締切を守ることは、単なる「ルールの順守」ではありません。
会社全体の会計の正確性を保ち、資金繰りや予算管理をスムーズに進めるための大切な土台です。
そしてその土台がしっかりしていれば、会社は健全に、スピーディに進むことができるのです。
申請する社員からすれば、
「忙しくて申請が後回しになってしまった・・・」
「そもそもルールをよく知らなかった・・・」
ということも、決して珍しくありません。
その結果、毎月の締切のたびに経理が混乱し、チェックや差戻しに追われ、他の業務が後ろ倒しになる…
――こうした負のループは、社員も経理も疲弊させてしまいます。
申請者にとっても、経理担当にとっても、もっとストレスがなく回る仕組みはつくれます。
もし今、経費精算にモヤモヤを感じているなら、それは改善のチャンスかもしれません。
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最後までご覧いただきありがとうございました。
また次回お会いしましょう！
