こんにちは！５月も終わりに近づいてきました。
暑かったり、突然寒くなったり・・天気のご機嫌がコロコロ変わり、大変です。皆さまも体調にはくれぐれもお気を付けてお過ごしください。
さて今回は【経費精算Q＆A】の２回目です。よく使用する交通経費についてになります。
最後までご覧ください。
目 次
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・そもそも、どうしてICカード履歴でも大丈夫なの？
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・ICカード履歴を出すときの３つのチェックポイント
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・「チャージのレシート」は領収書にならない！
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・スマホで使っている人は「Web履歴」が便利！
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・経理がひそかに見ている“ここ、気になる”ポイント
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・おすすめの運用Tips
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・まとめ
Question🧾
出張で電車を使ったんだけど、交通系ICカードで支払った場合って、履歴を出せば領収書の代わりになるの？
Answer✅
はい、多くの会社では条件を満たしていれば「領収書と同じもの」として認められます。
ただし、「なんでもOK」ではないので、いくつかのポイントに注意が必要です。
そもそも、どうしてICカード履歴でも大丈夫なの？
電車やバスを使ったとき、領収書をもらうのは現実的に難しいですよね。
国税庁のルールでも、そういった支払いについては、
「領収書がなくても、支払いの事実がわかる書類があればOK」とされています。
交通系ICカードの履歴は、
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・いつ
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・どこからどこまで
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・いくら使ったか
がハッキリ書かれているので、「ちゃんと業務で移動した」ことの証拠として、十分な情報があると考えられているんです。
📌ICカード履歴を出すときの３つのチェックポイント
チェックポイント
① 印字やPDFで出すこと
駅の券売機やスマホアプリから印字やPDFで出力したものを使いましょう。画面のスクショだけだとNGになることもあります。
② 日付・区間・金額が明確にわかること
4月3日、品川→新宿、200円」など、移動の内容がはっきり確認できることが大切です。
③ 業務のための移動だとわかるように
申請書に「○○社訪問」など、仕事で使ったことが説明できるようにしておくと安心です。
❌「チャージのレシート」は領収書にならない！
たまに、「ICカードにチャージした５，０００円のレシートを出してくる人」がいますが、それはNGです。
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・チャージは「お金を入れただけ」
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・実際に「移動して使った」ことがわからない
つまり、「まだ支払いが確定していない」ため、経費としては認められないのです。
スマホで使っている人は「Web履歴」が便利！
モバイルSuicaやPASMOを使っているなら、スマホやパソコンから利用履歴のPDFをダウンロードできます。
たとえば・・・
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モバイルSuica： JR東日本のWebサイトから履歴のPDFを出力可能
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モバイルPASMO： 専用サイトで最大6か月分の履歴を確認できる
これなら駅に行かずに、デスクから履歴を提出できて時短に！
💡経理がひそかに見ている“ここ、気になる”ポイント
経理担当が交通費の申請を見るとき、次のようなことに注目しています。
チェックポイント
・経路が無理のないルートか
あえて遠回りしていないか？最安ルートでなくても、理由が説明できればOKなことも
・定期券区間と重なっていないか
通勤定期でカバーされる区間は、二重で精算できません
・同じ日で似たルートが重なってないか
ダブル申請と間違われないように注意しましょう
📝おすすめの運用Tips
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・移動した日ごとに「誰と会ったか」「どんな目的だったか」メモしておくと◎
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・月末や週末にまとめて履歴を保存しておくと、
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「履歴が消えていた…」というトラブルも防げます（多くのカードは２０〜３０件までしか保存されません）
✅まとめ
今回は交通系ICカードの経費の精算についてでした。ざっくりと今回の内容をまとめますと・・・
IC履歴でも精算OK。
でも、「説明できる形」で出すのがルール！
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・交通系ICカードの履歴は、領収書の代わりになります。
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・でも、いつ・どこ・いくら・なぜをしっかり説明できる必要あります。
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・チャージのレシートや不明確な履歴はNGになりやすいです。
清算の際「経路の合理性」、「定期区間」、「業務関連性」を見ています。
経費精算の際、ちょっとしたことで担当者も皆さまも精算作業がスムーズになると思います。
弊社では皆さまの「これ、どう処理すればいいんだろう？」
「今さら聞けないけど、正しいやり方がわからない…」
そんな経費まわりのモヤモヤを解決するお手伝いをしております。
私たちは、日々たくさんの企業の経理現場に触れる中で、
「もっとラクに、ミスなく処理できる仕組みづくり」をサポートしています。
そんなお悩みがあれば、ぜひ名古屋記帳サポートセンターに相談してみませんか？
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また次回お会いできるのを楽しみにしております。
