こんにちは、毎日暑くなってきましたね。暑いと冷たい飲み物がおいしく、ついつい飲み過ぎてしまいます。

 

 

今回は「経費精算Q&A」と題しましてシリーズでお送りいたします。日々の業務の中でよくある疑問やちょっとしたモヤモヤに、経理目線で分かりやすく答えていきます。

 

第1回は、こんなシチュエーションからスタートです。

 

 

 

💡Q：「うっかりレシートを捨ててしまいました。これってもう経費にできないんでしょうか？」

 

 

 

✅ A. 実は、レシートがなくても“条件付き”で申請できるケースがあります！

 

 

 

 

経費精算といえば、「レシートの提出が必須」と思いがちですが、
実際には “やむを得ず紛失した場合” に限っては、レシートなしでも精算が認められるケースがあります。

 

ただしこれは“例外的な対応”であり、「いつでもOK」というわけではありません。

申請する際には、代替資料や申立書などで、支出の正当性を丁寧に説明する必要があります。

 

 

 

では、実際にどんな対応方法があるのでしょうか？

詳しく見ていきましょう。

 

 

 

 

🔍 レシートがないときの主な対応方法

 

 

 

1. 社内の「レシート紛失申立書」を使う

 

多くの企業では、レシートをなくしたときのために「申立書（もしくは自己申告書）」というフォーマットを用意しています。
これは、「いつ・どこで・何に・いくら使ったか」を自分で書面に記載する形式です。

 

 

記入項目の例としまして以下の項目があげられます。

 

 

 

• ・支払日

 

• ・支払先（店名など）

 

• ・金額

 

• ・内容・目的（何に使ったのか）

 

• ・支払い手段（現金、カードなど）

 

• ・紛失の理由（もらい忘れ、破損、うっかり廃棄 など・・・）

 

 

 

この申立書に上司の承認サインをもらい、経理に提出する流れが一般的です。

経理としても「証憑（しょうひょう）なしで精算を認める」以上、書面での証明と上長の承認は、会社としてのリスクヘッジにもなります。

 

 

 

 

 

2. クレジットカードや電子決済の明細を代わりに提出する

 

 

近年増えてきたのが、キャッシュレス決済の履歴を証拠として提出する方法です。

 

 

 

たとえば・・・

 

 

• ・クレジットカード利用明細

 

• ・交通系ICカードの利用履歴（Suica・PASMO など）

 

• ・モバイル決済アプリの取引履歴（PayPay・楽天Pay・QUICPay など）

 

 

こうした明細は、少なくとも「●月●日に●●という店で●●円支払った」という事実を証明できます。

 

 

 

ただし注意点があります。

「何を買ったのか」が分からないケースでは、補足説明が必要になる場合があります。

 

 

例としまして・・・

 

 

• ・【OK】出張中の「●●ホテル」で宿泊費を支払った（カード明細にホテル名が出る）

 

• ・【グレー】「Amazon」などでの支払い（詳細な購入内容が分からない）

 

 

→ このような場合は、「○○用の文具費」などと用途をメモ書きし、申請の正当性を補足しましょう。

 

 

 

 

 

3. 「どうしても証拠が残っていない」場合はどうなる？

 

 

 

最終手段としては、「事情を詳細に記載した申立書」のみで対応するケースもあります。

ただしこれは、企業での判断によっては却下されることもあるため、必ず事前に企業のご担当者に相談してみてください。

 

 

申請が通るかどうかは、以下のような点も見られます。

 

 

• ・内容が業務上明らかに必要な支出か

 

• ・金額が常識的な範囲内か

 

• ・同じような紛失を繰り返していないか

 

• ・その他の証拠（スケジュール表、メールなど）で裏付けられるか

 

 

などで判断されます。

 

 

 

 

✖　頻繁な「レシート紛失」はNGです　✖

 

 

 

 

ここまで読んで、「なんだ、レシートなくしても何とかなるんだ」と思われたかもしれません。

が、これは　緊急避難的な対応　にすぎません。

 

 

経費精算は、会社の資金を正しく運用するための大切なプロセス。

「証拠がない支出をOKにする」には、経理・上司・監査の信頼が大前提です。

 

 

同じ人が何度も申立書を出していれば、やはり「管理が甘いのでは？」と見なされてしまいます。

 

 

 

 

✅ 再発防止の工夫：レシートは“もらったら即スマホで撮る”

 

 

 

レシートは小さくて軽くて、すぐどこかへ行ってしまう困りもの。
ですが、ちょっとした習慣で防げるケースもたくさんあります。

 

 

おすすめは、「レシートを受け取った瞬間にスマホで撮影する」ことです。

 

 

最近の経費精算システムは、画像添付で申請できるものがほとんど。
紙のレシートをなくしても、「画像データがあればOK」という企業も増えています。

 

 

弊社で使用しております「マネーフォワード」にも経費清算システムが導入されております。

レシートや領収書をスマホで撮影し、清算システムに画像を添付するだけでOK。レシートの紛失も防ぐことができます。

マネーフォワードについての詳しい内容は、お気軽にご相談ください。名古屋経理代行サポートセンター

 

 

 

 

📝 まとめ

 

 

 

 

💡　今回のQ＆Aのポイント　💡

 

 

 

• ・レシートをなくしても、申立書や明細などで代替できる場合がある

 

• ・ただし、あくまで“例外”としての扱い。頻繁な紛失は信用を損ねる

 

• ・キャッシュレスの明細は、証拠として有効（用途の説明を添えると◎）

 

• ・レシートは「もらったら即スマホで撮る」が最強の予防策！

 

 

 

今回はレシートをなくした時のQ＆Aでしたが、いかがでしたでしょうか。

 

 

「経費精算」って、ついつい後回しにしがちですが、
ちょっとした工夫やルールの理解で、グッとラクになります。

 

会社内だけでは細かい内容の改善が難しい・・・とお困りでしたら、一度弊社にお問い合わせいただければと思います。

貴社の「困った！」ことを詳しくお聞きし、業務改善のご提案等をさせて頂いております。

 

社会保険料、源泉徴収税の控除を含む給与計算から、給与明細の発行、給与振込まで各種代行業務や、クラウド給与・勤怠ソフト導入のご提案などもさせていただいております。

気になる方は是非、お気軽にご連絡下さい。→　名古屋経理代行サポートセンター

 

今回紹介したシリーズが、皆さんの日々の業務の中で「助かった！」と思える小さなヒントになれば幸いです。

また次回の「経費精算Q＆A」でお会いしましょう！

 

 

最後までご覧いただきありがとうございました。